El término “administración de la propiedad” se refiere a todas las actividades necesarias para operar una propiedad de alquiler. Estas actividades incluyen llenar las vacantes, cobrar los pagos del alquiler, hacer las reparaciones necesarias y desalojar a los inquilinos que violen sus contratos de arrendamiento.
Ya sea que tenga una unidad de alquiler o 100 unidades, la administración de la propiedad puede llevar mucho tiempo y ser costosa. Esta es la razón por la que algunos propietarios eligen contratar administradores de propiedades en lugar de administrar sus propias propiedades. Los deberes del administrador de la propiedad incluyen el manejo de todos los aspectos financieros, legales y administrativos de la operación de una propiedad de alquiler, brindando a los propietarios la oportunidad de ganar dinero sin tener que hacer mucho trabajo práctico.
Cobro y ajuste de rentas
Si no tiene un administrador de la propiedad, debe asumir la responsabilidad de cobrar el alquiler. Cobrar el alquiler no siempre es tan fácil como parece, especialmente si no evaluó minuciosamente a sus inquilinos antes de permitirles mudarse. Si un inquilino paga tarde o no hace un pago, tendrá que dedicar tiempo a hacer llamadas telefónicas o escribir cartas en un intento de cobrar el dinero que se le debe. Si los inquilinos continúan evitando pagar el alquiler, es posible que incluso tenga que gastar dinero para enviar cartas certificadas o llevar a los tribunales a los inquilinos que no pagan.
También debe estar preparado para hacer ajustes de alquiler en función de las condiciones del mercado. Si no tiene suficiente conocimiento sobre el mercado de alquiler en su área, puede perder la oportunidad de obtener ingresos adicionales por alquiler.
Vacantes Publicitarias
Cuando un inquilino se muda, debe anunciar la vacante y llenarla lo antes posible. Es posible anunciar una vacante de forma gratuita, pero los sitios gratuitos no siempre ofrecen los mejores inquilinos. Si decide anunciarse en su periódico local, colocar un anuncio puede costarle varios cientos de dólares. También debe estar preparado para responder muchas preguntas sobre la unidad vacante.
Detección de inquilinos
Examinar minuciosamente a los inquilinos es una buena manera de evitar los problemas asociados con los inquilinos problemáticos. Como mínimo, debe comunicarse con el propietario anterior del posible inquilino para averiguar si el inquilino tiene un historial de pago de alquiler a tiempo.
Realizar una verificación de crédito puede ayudarlo a determinar si un posible inquilino tiene los medios para pagar el monto del alquiler que solicita. Algunos propietarios incluso realizan verificaciones de antecedentes para no alquilar a personas con antecedentes de cometer delitos violentos u otros delitos graves. Todas estas actividades requieren mucho tiempo y, por lo general, se cobra una tarifa para realizar verificaciones de antecedentes y de crédito.
Mantenimiento y reparaciones de propiedades
Como arrendador, usted es responsable de mantener su propiedad para que sea segura para los inquilinos y sus invitados. Debe realizar actividades de mantenimiento periódicas, como limpiar el horno, retirar la basura y los escombros de la propiedad, retocar la pintura descascarada y limpiar las canaletas. Dependiendo de los términos del contrato de arrendamiento, también podría ser responsable de la remoción de nieve o el mantenimiento del césped.
Los propietarios también son responsables de reparar los problemas del interior o exterior de sus unidades de alquiler. Es posible que deba reemplazar un calentador de agua averiado, colocar pisos nuevos, solucionar problemas con el sistema de calefacción central o reparar problemas de plomería. Sin un mantenimiento regular, existe la posibilidad de que uno de sus inquilinos experimente un problema grave con el alcantarillado o el horno, dejándolo responsable de reparaciones costosas.
Firma de Contratos de Arrendamiento
Los arrendamientos detallan los términos de un contrato de alquiler, protegiendo tanto a los propietarios como a los inquilinos. Cada vez que un nuevo inquilino se mude a una de sus unidades, tendrá que redactar un nuevo contrato de arrendamiento y hacer que el inquilino lo firme.
Inspección de unidades de alquiler
La realización de inspecciones periódicas facilita la identificación de problemas menores antes de que se conviertan en molestias importantes. Si decide administrar su propia propiedad, deberá realizar inspecciones exhaustivas y tomar nota de las reparaciones necesarias. La realización de inspecciones periódicas también ayuda a identificar a los inquilinos problemáticos, lo que le brinda la oportunidad de tomar medidas antes de que un inquilino dañe su propiedad.
Cómplice legal
Cada comunidad tiene leyes que rigen la relación propietario-inquilino. Como arrendador, debe cumplir con estas leyes o corre el riesgo de ser multado o demandado en los tribunales. Si no está al tanto de las leyes en su área, es vulnerable a acciones legales.
Desalojos de inquilinos
No importa qué tan bien evalúe a los posibles inquilinos, siempre existe la posibilidad de que tenga que desalojar a uno por no cumplir con los términos del contrato de arrendamiento. Muchos desalojos son el resultado de la falta de pago del alquiler, pero es posible que también tenga que desalojar a un inquilino por tener una mascota sin su permiso, permitir que alguien se mude sin notificarle o causar daños sustanciales a su propiedad de alquiler. Si tiene que desalojar a un inquilino, pasará mucho tiempo completando el papeleo y asistiendo a las audiencias judiciales relacionadas con su caso.
Gestión financiera
Cobrar el alquiler no es la única responsabilidad financiera que tiene como administrador de la propiedad. También debe establecer un presupuesto para cada propiedad de alquiler y hacer todo lo posible para limitar los gastos. Si no es experto en administración financiera, existe la posibilidad de que cometa errores que reduzcan sus ingresos por alquiler. También debe contabilizar sus ingresos por alquiler en su declaración de impuestos. Algunos propietarios incluyen estos ingresos en sus declaraciones personales, mientras que otros forman sociedades de responsabilidad limitada o corporaciones para reducir su carga fiscal. El IRS le permite deducir ciertos gastos de sus ingresos por alquiler, pero debe mantener buenos registros para asegurarse de aprovechar todas las deducciones disponibles.
Supervisión de Trabajadores Contratados
A menos que tenga el conocimiento para completar todas las reparaciones por su cuenta, deberá contratar trabajadores por contrato en algún momento. Como administrador de propiedades, usted es responsable de supervisar a los contratistas y asegurarse de que completen su trabajo a tiempo y dentro de su presupuesto. Es posible que incluso deba emitir un formulario de impuestos 1099 para cada contratista al final del año.